Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

Versión 1.0 · vigente desde el 10 de noviembre de 2026

1. Partes y objeto

El cliente, titular del RUC registrado, es responsable del tratamiento de los datos personales que registra en su sistema (sus clientes, proveedores, empleados y usuarios). SOTEIR S.A.S. trata esos datos como encargado, solo para prestar el servicio contratado.

2. Datos y operaciones

Identificación (nombre, cédula, RUC o pasaporte), contacto (correo, teléfono, dirección) y operaciones comerciales (ventas, compras, pagos). Operaciones: almacenar, firmar y enviar comprobantes al SRI, enviar comprobantes por correo, respaldar, generar informes y ATS. No se tratan datos sensibles.

3. Instrucciones

Soteir trata los datos solo según las instrucciones del cliente, que son las que da al usar el sistema y las de este acuerdo. No los usa para fines propios, no los vende ni los cede, salvo al SRI cuando el cliente emite un comprobante o cuando lo ordene una autoridad competente.

4. Confidencialidad

Las personas de Soteir con acceso a los datos están obligadas a guardar reserva. El acceso a la base de un cliente se hace solo para soporte, a pedido del cliente o para corregir una falla, y queda registrado; el cliente puede consultar esos registros en su sistema.

5. Seguridad

Cifrado en tránsito, base de datos separada por cliente, respaldos diarios cifrados en otro proveedor, acceso restringido con doble factor, parches de seguridad automáticos, monitoreo y prueba mensual de restauración.

6. Subencargados

El cliente autoriza a Soteir a usar proveedores de servidores en la nube, de respaldos y de correo transaccional ubicados en Estados Unidos, bajo contratos con obligaciones de protección equivalentes. Soteir avisará con 30 días cualquier cambio de proveedor; si el cliente se opone, puede terminar el contrato sin costo.

7. Vulneraciones

Soteir avisará al cliente de cualquier vulneración que afecte sus datos dentro de 2 días desde que la conozca, con lo ocurrido, los datos afectados y las medidas tomadas, para que el cliente pueda notificar a la Superintendencia en su plazo de 5 días.

8. Derechos de los titulares

Si un cliente del negocio pide a Soteir acceso o eliminación de sus datos, Soteir lo remitirá al negocio y le ayudará a responder con las herramientas del sistema.

9. Conservación y devolución

Al terminar el contrato, el cliente tiene 90 días para descargar sus datos. Después se eliminan del sistema y permanecen solo en respaldos cifrados hasta 7 años, por la obligación de conservar comprobantes, sin otro uso.

10. Auditoría

Soteir entregará al cliente que lo pida la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo, una vez al año o cuando lo requiera la autoridad.

Lee también los términos y condiciones del servicio y la política de privacidad.